ความเป็นมาของระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Electronic Office)
ในช่วงระยะเวลาเพียง 20 ปีที่ผ่านมา พบว่าพัฒนาการเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์ และการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงและสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ เป็นผลทำให้โลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร ปัจจุบันไม่ว่าจะอยู่ที่ส่วนใดของโลกก็สามารถติดต่อโทรศัพท์พูดคุยกันได้เสมือนนั่งอยู่เคียงข้างกัน พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป มีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว
E-Office ถูกเรียกในภาษาไทยหลายแบบ อาทิเช่น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือสำนักงานอัตโนมัติ เป็นการนำเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ รวมถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดังกล่าวทำให้ระบบ E-Office สามารถจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในองค์กรและระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร การรักษาความปลอดภัย รวมถึงการอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับบุคลากร โดยไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานในสำนักงานเท่านั้น แต่สามารถทำงานที่บ้านหรือจากที่อื่นๆ
วัตถุประสงค์ของ E-Office
ผลการพัฒนาระบบตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนพัฒนาฯ โดยจะตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของประเทศไทย ข้อ ที่3 คือ ประยุกต์ใช้ ICT เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืนโดยการกระจายการบริการ ICT ที่มีคุณภาพ ครอบคลุมและเข้าถึงได้อย่างทั่วถึงและยุติธรรม ยืนได้ด้วยตนเองและความรู้ของคนในชาติ
ในที่นี้ก็หมายความว่า E-Office ก็คือการลดเวลาการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับงานเอกสาร การลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและการประหยัดงบประมาณทั้งในเรื่องบุคลากรและกระดาษ และที่สำคัญยิ่ง E-Office จะเป็นเส้นทางที่จะพัฒนาหน่วยงานให้เข้าสู่องค์กรภาครัฐสมัยใหม่ในยุคอิเล็กทรอนิกส์นี้
จุดประสงค์ของ E-Office
คือการนำเอาคอมพิวเตอร์หลาย ๆ เครื่องต่อเชื่อมโยงให้มีการสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน การเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าหากันก็ด้วยเหตุผลที่ราคาของคอมพิวเตอร์ถูกลง และต้องการเพิ่มขีดความสามารถของระบบโดยรวม หรือที่เรียกว่าการสร้างมูลค่าเพิ่ม เพราะอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เพียงอย่างเดียวก็ทำงานได้ในตัวเองอย่างหนึ่ง แต่เมื่อต่อรวมกันจะทำงานได้เพิ่มขึ้น มีการใช้ทรัพยากรร่วมกันแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน ทำให้เกิดความสะดวกสบายในการใช้งาน มีความรวดเร็วเพิ่มขึ้น
เป้าหมายของ E-Office
เป้าหมายของการใช้ระบบ e-Office จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับประชาชนผู้ใช้ จะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมมาใช้เอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้มากขึ้น เริ่มเปลี่ยนตัวเองตั้งแต่วันนี้เรามีช่องทางหลายช่องทางในการสื่อสารอยู่แล้ว เช่น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ระบบเมลล์ ระบบข่าวทาง Intranet เป็นต้น ลองเข้ามาใช้ดูก่อน ในอนาคตอันใกล้เราจะใช้ระบบ eOffice ร่วมกัน ถึงวันนั้นทุกคนจะได้ไม่รู้สึกว่าเราปรับตัวไม่ได้ หรือสิ่งนี้ทำไม่ได้ หรือเป็นของใหม่ยังไม่คุ้
“E-Office จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับนโยบายที่ชัดเจนของผู้บริหารและความพร้อมของประชาคมที่เป็นผู้ใช้”
ข้อดี ของ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office)
1. ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร
2. เพิ่ม ขีดความสามารถของพนักงานในการซื้อบ้าน ที่อยู่ไกลจากตัวเมืองได้ เนื่องจากบ้านที่อยู่ในเมืองนั้นมีราคาแพง ซึ่งจะลดปัญหาเรื่องการเดินทาง
3. เพิ่มความสามารถของพนักงานในการสามารถควบคุมตนเองได้
4. อนุญาตให้พนักงานที่มีความสามารถ และรอบรู้สามารถปฏิบัติงานที่บ้านได้
5. บริษัทสามารถติดต่อกับตลาดและบริษัทต่างประเทศนอกเวลาทำงาน
6. เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานต่างๆภายในสำนักงาน
7. การใช้เครื่องจักรแทนการปฏิบัติงานของมนุษย์เป็นการออกแบบวิธีการปฏิบัติงานที่มนุษย์ทำอยู่ใหม่
ข้อเสีย ของ สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office)
1. ลดการติดต่อแบบตัวต่อตัว (face-to-face) ระหว่างพนักงานในบริษัท
2. ทำให้ผู้บริหารรู้สึกว่าสูญเสียอำนาจการควบคุมลูกน้อง
3. การใช้ระบบอัตโนมัติในชีวิตประจำวันอาจทำให้เกิดความเสี่ยงเมื่อระบบการควบคุมอัตโนมัติปฏิบัติงานผิดพลาด
4. มี การเปลี่ยนแปลง วิธีปฏิบัติงานอาจทำให้พนักงาน ไม่ยอมรับการ ปรับเปลี่ยนวิธีปฏิบัติงาน และต้องการ การฝึกอบรมเพิ่มเติม
5. ผู้ บริหารต้องลงทุนสูง ซึ่งต้องวิเคราะห์ความคุ้มค่า เมื่อเทียบกับการเพิ่มประสิทธิภาพ และประสิทธิผล การปฏิบัติงาน ของพนักงาน
ป๊าดด ครู คิง สุดยอดเลย...
ตอบลบ